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Case Study: Persona Atlas & Social Media Playbook
In this project, I am translating a specialized female health spa (focusing on pregnancy, postpartum, well-aging & female health) into a clear target group atlas and a social media playbook for Instagram & LinkedIn, including a narrative kit, offer fit, and a new website structure.
Result: a structured foundation with which content can be communicated in an evidence-based, warm manner and without promises of salvation.
Ausgangslage: KI genutzt, aber unzufrieden mit den Ergebnissen
Das eigentliche Problem:
Die Kundin hatte bereits mit KI gearbeitet, sowohl für Trainingskonzepte als auch für Marketing-Aufgaben. Die Ergebnisse? Brauchbar, aber nicht ohne wirklichen Mehrwert.
„Er babbelt ja auch viel nach, sortiert es nur noch mal neu, was wir eh reingeben."
Die Herausforderungen im Detail:
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Generische Outputs: Texte klangen austauschbar, nicht nach ihr
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Fehlende Tiefe: Die KI kannte ihre Methodik, ihre Zielgruppe und ihre Positionierung nicht
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Wiederholte Briefings: Bei jedem neuen Chat musste alles neu erklärt werden
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Keine Qualitätskontrolle: Schwer einzuschätzen, ob Ergebnisse wirklich passen
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Akademische statt praxisnahe Sprache: Die KI formulierte zu theoretisch für ihre Zielgruppe
Der Ansatz: Ein Assistent, der die Kundin wirklich kennt
Kein Standard-GPT, sondern ein maßgeschneidertes Werkzeug
Im Rahmen unseres KI-Positionierungs-Sparrings entstand der Wunsch nach einem dauerhaften Werkzeug. Statt nur Prompts zu üben, haben wir einen persönlichen KI-Assistenten entwickelt, der:
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Die komplette Persona-Analyse kennt
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Die Angebotsstruktur verstanden hat
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Den Tone of Voice der Kundin spricht
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Strategisch mitdenkt statt nur auszuführen
Das Prinzip: Statt Theorie-Input gab es gemeinsames Arbeiten an einem echten Projekt, ihrer eigenen Positionierung. So wurde KI-Kompetenz aufgebaut, während gleichzeitig konkrete Ergebnisse entstanden.
Das Onboarding: Wie ein persönlicher Assistent entsteht
Professioneller Prozess statt Trial-and-Error
Die Entwicklung folgte einem strukturierten und sehr detaillierten Onboarding-Prozess, den ich über Monate entwickelt und verfeinert habe und zuerst an meinem eigenen KI-Team sukzessive getestet habe.
Der Prozess im Detail:
1. Job Description erstellen
Mit meinem HR-Assistenten wird ein vollständiges Jobprofil entwickelt: Rolle, Aufgaben, Persönlichkeit, Wissensbasis.
2. Persönlichkeitsprofil definieren
Nach dem Insights Discovery Farbmuster wird festgelegt, wie der Assistent kommuniziert und entscheidet. In diesem Fall sieht das so aus:
„Bei dir ist ja wichtig, dass du jemanden hast, der dir Struktur gibt, der aber trotzdem nicht zu forsch ist, aber dass man eben wirklich vorankommt."
3. Wissensbasis aufbauen
Relevante PDF-Dokumente wurden hinterlegt: Persona-Analysen, Angebotsstrukturen, Tone-of-Voice-Analyse, Beispiel-Angebote, Trainerprofil.
4. Conversation Starters definieren
Sechs vordefinierte Einstiegsfragen, die sofort in die Arbeit führen, wurden eingepflegt.
Der Use Case: Persona nachschärfen und Angebote validieren
Von generischen zu passgenauen Ergebnissen
In der gemeinsamen Session haben wir den neuen Assistenten direkt getestet - mit der Aufgabe, die vorhandene Persona-Analyse nachzuschärfen.
Das Problem vorher:
Die Deep Research Analyse hatte eine Persona entwickelt mit Suchbegriffen, die zu wenig die Realität widerspiegeln.
Das Ergebnis nachher:
Praxisnahe Keywords, realistische Lückenanalyse, Sprache, die zur Zielgruppe passt.
Session-Ablauf: Persona nachschärfen
Schritt 1: Kontext prüfen
Die Kundin fragte den Assistenten: „Hast du das Dokument und kannst du auf die Inhalte zugreifen?"
Schritt 2: Feedback einfügen
Ihre Kritikpunkte zur bestehenden Persona wurden direkt eingegeben
Schritt 3: Dialog führen
Der Assistent analysierte, stimmte zu, schlug Verbesserungen vor.
„Ach guck mal, da stimmt sie mir sogar deutlich zu. Menschen in diesen Rollen suchen seltener in sauberer Fachlogik
und fast nie in Persona-Sprache. Sie suchen eher problemnah, anlassbezogen."
Schritt 4: Neues Dokument erstellen
Die überarbeitete Persona wurde als PDF exportiert und in die Wissensbasis aufgenommen.
Session-Ablauf: Bedarfsmatching der Angebote
Welche Angebote passen zur Primär-Persona?
Mit der nachgeschärften Persona wurde ein Bedarfsmatching durchgeführt: Welche der bestehenden Angebote passen am besten?
Die Lückenanalyse: Vorher vs. Nachher
Vorher (generische Analyse):
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„Fehlende explizite Wirkungs- und Evaluationslogik"
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„Fehlender expliziter Anschluss an GBU Psyche und BEM"
Nachher (mit nachgeschärfter Persona):
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Bodenständige, praxisnahe Lücken
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Fokus auf tatsächliche Entscheidungskriterien der Zielgruppe
Vorgehen & Prozess
Zwischen den Sessions:
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Der Assistenten-Entwurf wurde vorab geteilt
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Die Kundin konnte erste Tests machen
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Feedback floss in die finale Konfiguration ein
Das Besondere am Prozess: Der Assistent wurde nicht übergeben und fertig, sondern gemeinsam getestet, angepasst und verstanden. Die Kundin weiß, wie er funktioniert und kann ihn selbst weiterentwickeln
Ergebnis & Learnings
Was die Kundin jetzt hat:
✓ Persönlicher KI-Assistent: Trainiert auf ihre Methodik, Sprache und Zielgruppe
✓ 17 Dokumente in der Wissensbasis: Personas, Angebote, ToV-Analyse, Beispiele
✓ 6 Conversation Starters: Sofort einsatzbereit für wiederkehrende Aufgaben
✓ Nachgeschärfte Primär-Persona: Praxisnah statt akademisch
✓ Bedarfsmatching: Klare Zuordnung Angebote → Personas
✓ Verständnis für die Funktionsweise: Kann den Assistenten selbst weiterentwickeln
Der Unterschied zu vorher:
„Und das ist ja genau das gute oder das viel bessere Ergebnis, was man bekommt, wenn man sich eben diese Mühe macht im Vorfeld das wirklich möglichst passgenau und mit Sinn und Verstand durchzugehen und nachzuschärfen."
Das wichtigste Learning:
„Je mehr wir reingeben, desto besser werden die Ergebnisse. Und je mehr wir in den Dialog gehen,
desto passgenauer wird alles."
Auf einen Blick - Quick Facts
FAQs - Good to know
What services are typically included in such a project? The package includes: a target group atlas with B2C and B2B personas, an offer fit matrix, a narrative kit (language & safety guidelines), a social media playbook for Instagram & LinkedIn (editorial framework, format templates, hashtag & CTA database), a KPI board and quality gate, as well as a website preview for persona-centric landing pages.
How do you ensure that communication remains sensitive and evidence-based? Through defined language guidelines (no promises of cures), safety guidelines for pregnancy, postpartum, and lymphatic topics, clear information on contraindications, and a quality gate that checks every idea for persona fit, proof, and CTA before publication, including coordination with your medical or therapeutic framework. This includes guidelines for language and claims: evidence-based formulations, a clear distinction between wellness and therapy, recurring safety guidelines, and—if necessary—a two-stage review process (claim guidelines + final check before going live).
Who is this suitable for? Typically, this kind of setup is suitable for female health spas, wellness studios, and health brands focusing on pregnancy, postpartum, fertility, well-aging, and female health, who want to use social media in a more structured and evidence-based way without making health claims.
How does the team use the results in their daily work? As a briefing basis for content, website & campaigns As a reference guide for front desk & consulting As a content toolkit for social media & newsletters As a sales argument support tool in B2B (HR, midwives, gynecologists, expat HR)
How long do you need for the analysis and concept development? Typically 6-8 working days from kick-off, depending on the scope (e.g., number of personas, channels, and desired additional modules such as website preview).
How much does such an analysis and development cost? The price depends on the scope – that is, how many personas, channels, and additional modules we map. As a guideline: For a complete package including a target group atlas, narrative kit, and social media playbook, projects typically start at €1,800 plus VAT; you will receive a precise quote after our briefing call.
How much does such an analysis and development cost? The price depends on the scope – that is, how many personas, channels, and additional modules we map. As a guideline: For a complete package including a target group atlas, narrative kit, and social media playbook, projects typically start at €1,800 plus VAT; you will receive a precise quote after our briefing call.