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Case Study: Persönlicher KI-Assistent für eine Führungskräfte-Trainerin
In diesem Projekt habe ich für eine erfahrene Trainerin für Führungskräfteentwicklung und gesunde Führung einen persönlichen KI-Assistenten entwickelt – eine strategische Sparringspartnerin, die ihre Methodik kennt, ihre Sprache spricht und ihr bei Positionierung, Angeboten und Website-Texten zur Seite steht.
Ergebnis: Nicht nur ein funktionierender Custom GPT, sondern ein Werkzeug, das die Kundin selbstständig weiterentwickeln kann – mit echtem Unterschied zu Standard-ChatGPT.
Ausgangslage: KI genutzt, aber unzufrieden mit den Ergebnissen
Das eigentliche Problem:
Die Kundin hatte bereits mit KI gearbeitet, sowohl für Trainingskonzepte als auch für Marketing-Aufgaben. Die Ergebnisse? Brauchbar, aber nicht ohne wirklichen Mehrwert.
„Er babbelt ja auch viel nach, sortiert es nur noch mal neu, was wir eh reingeben."
Die Herausforderungen im Detail:
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Generische Outputs: Texte klangen austauschbar, nicht nach ihr
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Fehlende Tiefe: Die KI kannte ihre Methodik, ihre Zielgruppe und ihre Positionierung nicht
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Wiederholte Briefings: Bei jedem neuen Chat musste alles neu erklärt werden
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Keine Qualitätskontrolle: Schwer einzuschätzen, ob Ergebnisse wirklich passen
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Akademische statt praxisnahe Sprache: Die KI formulierte zu theoretisch für ihre Zielgruppe
Der Ansatz: Ein Assistent, der die Kundin wirklich kennt
Kein Standard-GPT, sondern ein maßgeschneidertes Werkzeug
Im Rahmen unseres KI-Positionierungs-Sparrings entstand der Wunsch nach einem dauerhaften Werkzeug. Statt nur Prompts zu üben, haben wir einen persönlichen KI-Assistenten entwickelt, der:
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Die komplette Persona-Analyse kennt
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Die Angebotsstruktur verstanden hat
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Den Tone of Voice der Kundin spricht
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Strategisch mitdenkt statt nur auszuführen
Das Prinzip: Statt Theorie-Input gab es gemeinsames Arbeiten an einem echten Projekt, ihrer eigenen Positionierung. So wurde KI-Kompetenz aufgebaut, während gleichzeitig konkrete Ergebnisse entstanden.
Das Onboarding: Wie ein persönlicher Assistent entsteht
Professioneller Prozess statt Trial-and-Error
Die Entwicklung folgte einem strukturierten und sehr detaillierten Onboarding-Prozess, den ich über Monate entwickelt und verfeinert habe und zuerst an meinem eigenen KI-Team sukzessive getestet habe.
Der Prozess im Detail:
1. Job Description erstellen
Mit meinem HR-Assistenten wird ein vollständiges Jobprofil entwickelt: Rolle, Aufgaben, Persönlichkeit, Wissensbasis.
2. Persönlichkeitsprofil definieren
Nach dem Insights Discovery Farbmuster wird festgelegt, wie der Assistent kommuniziert und entscheidet. In diesem Fall sieht das so aus:
„Bei dir ist ja wichtig, dass du jemanden hast, der dir Struktur gibt, der aber trotzdem nicht zu forsch ist, aber dass man eben wirklich vorankommt."
3. Wissensbasis aufbauen
Relevante PDF-Dokumente wurden hinterlegt: Persona-Analysen, Angebotsstrukturen, Tone-of-Voice-Analyse, Beispiel-Angebote, Trainerprofil.
4. Conversation Starters definieren
Sechs vordefinierte Einstiegsfragen, die sofort in die Arbeit führen, wurden eingepflegt.
Der Use Case: Persona nachschärfen und Angebote validieren
Von generischen zu passgenauen Ergebnissen
In der gemeinsamen Session haben wir den neuen Assistenten direkt getestet - mit der Aufgabe, die vorhandene Persona-Analyse nachzuschärfen.
Das Problem vorher:
Die Deep Research Analyse hatte eine Persona entwickelt mit Suchbegriffen, die zu wenig die Realität widerspiegeln.
Das Ergebnis nachher:
Praxisnahe Keywords, realistische Lückenanalyse, Sprache, die zur Zielgruppe passt.
Session-Ablauf: Persona nachschärfen
Schritt 1: Kontext prüfen
Die Kundin fragte den Assistenten: „Hast du das Dokument und kannst du auf die Inhalte zugreifen?"
Schritt 2: Feedback einfügen
Ihre Kritikpunkte zur bestehenden Persona wurden direkt eingegeben
Schritt 3: Dialog führen
Der Assistent analysierte, stimmte zu, schlug Verbesserungen vor.
„Ach guck mal, da stimmt sie mir sogar deutlich zu. Menschen in diesen Rollen suchen seltener in sauberer Fachlogik
und fast nie in Persona-Sprache. Sie suchen eher problemnah, anlassbezogen."
Schritt 4: Neues Dokument erstellen
Die überarbeitete Persona wurde als PDF exportiert und in die Wissensbasis aufgenommen.
Session-Ablauf: Bedarfsmatching der Angebote
Welche Angebote passen zur Primär-Persona?
Mit der nachgeschärften Persona wurde ein Bedarfsmatching durchgeführt: Welche der bestehenden Angebote passen am besten?
Die Lückenanalyse: Vorher vs. Nachher
Vorher (generische Analyse):
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„Fehlende explizite Wirkungs- und Evaluationslogik"
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„Fehlender expliziter Anschluss an GBU Psyche und BEM"
Nachher (mit nachgeschärfter Persona):
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Bodenständige, praxisnahe Lücken
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Fokus auf tatsächliche Entscheidungskriterien der Zielgruppe
Vorgehen & Prozess
Zwischen den Sessions:
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Der Assistenten-Entwurf wurde vorab geteilt
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Die Kundin konnte erste Tests machen
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Feedback floss in die finale Konfiguration ein
Das Besondere am Prozess: Der Assistent wurde nicht übergeben und fertig, sondern gemeinsam getestet, angepasst und verstanden. Die Kundin weiß, wie er funktioniert und kann ihn selbst weiterentwickeln
Ergebnis & Learnings
Was die Kundin jetzt hat:
✓ Persönlicher KI-Assistent: Trainiert auf ihre Methodik, Sprache und Zielgruppe
✓ 17 Dokumente in der Wissensbasis: Personas, Angebote, ToV-Analyse, Beispiele
✓ 6 Conversation Starters: Sofort einsatzbereit für wiederkehrende Aufgaben
✓ Nachgeschärfte Primär-Persona: Praxisnah statt akademisch
✓ Bedarfsmatching: Klare Zuordnung Angebote → Personas
✓ Verständnis für die Funktionsweise: Kann den Assistenten selbst weiterentwickeln
Der Unterschied zu vorher:
„Und das ist ja genau das gute oder das viel bessere Ergebnis, was man bekommt, wenn man sich eben diese Mühe macht im Vorfeld das wirklich möglichst passgenau und mit Sinn und Verstand durchzugehen und nachzuschärfen."
Das wichtigste Learning:
„Je mehr wir reingeben, desto besser werden die Ergebnisse. Und je mehr wir in den Dialog gehen,
desto passgenauer wird alles."
Auf einen Blick - Quick Facts
FAQ's - Häufige Fragen zum Persönlichen KI-Assistenten
Was genau ist ein persönlicher KI-Assistent? Ein speziell auf dich trainierter Assistent, in ChatGPT z.B. als CustomGPT, der: mit deiner Wissensbasis, deinem Tone of Voice und vordefinierten Aufgaben trainiert ist. Anders als der Standard-Chat kennt er deinen Kontext und liefert sofort passendere Ergebnisse - ohne wiederholtes Briefing.
Brauche ich einen ChatGPT Plus Account? Ja. Custom GPTs sind eine Funktion von ChatGPT Plus (aktuell 20 €/Monat). Ohne Plus-Account kannst du den Assistenten nicht nutzen. Ich berate dich aber gerne zu Alternativen, falls ChatGPT nicht passt.
Warum reicht der normale ChatGPT nicht? Der normale ChatGPT startet bei null – jedes Mal. Er kennt dein Business nicht, deine Zielgruppe nicht, deine Sprache nicht. Ein persönlicher Assistent hat all das bereits integriert: deine Wissensbasis, deine Personas, deinen Tone of Voice. Das Ergebnis: Outputs, die sofort passen statt generischer Texte.
Kann ich den Assistenten selbst weiterentwickeln? Ja. Du erhältst alle Instruktionen und kannst Dokumente ergänzen, Aufgaben anpassen oder neue Conversation Starters hinzufügen. Das Mini-Workbook enthält eine Anleitung dafür. Der Assistent gehört dir, nicht mir.
Was passiert in den 2 Sessions? Session 1: Wir definieren gemeinsam die Rolle, Aufgaben und Persönlichkeit deines Assistenten. Ich zeige dir die Konfiguration und erkläre jeden Schritt. Session 2: Wir testen den Assistenten an echten Aufgaben, schärfen nach und stellen sicher, dass du selbstständig und sicher damit arbeiten kannst.
Für welche Aufgaben eignet sich der KI Assistent? Typische Einsatzgebiete: Angebote formulieren, Website-Texte erstellen, Kundenanfragen analysieren, Personas validieren, Mitbewerber recherchieren, Content-Ideen entwickeln. Du definierst die Schwerpunkte, ich konfiguriere entsprechend.
Was kostet der Persönliche KI-Assistent? Das Paket (2 Sessions à 60 Min. + fertiger KI Assistent + Mini-Workbook) liegt bei 495 € netto. Voraussetzung ist ein ChatGPT Plus/Gemini/Claude Pro Account, abhängig von deiner Präferenz (Preise variabel nach Anbieter). Ein detailliertes Angebot erhältst du nach dem Kennenlerngespräch.